Những lỗi thường gặp trong Word và cách khắc phục nhanh nhất

Trong quá trình sử dụng Word để soạn thảo văn bản, đôi khi bạn sẽ gặp các lỗi phát sinh làm chậm tiến độ công việc và gây sự ức chế cho bạn. Vì vậy, Bệnh viện máy tính Bảo Lộc sẽ tổng hợp những lỗi thường gặp và cách khắc phục trong Word nhanh nhất và cực kỳ chi tiết ở bài viết bên dưới nhé!

I. Lỗi hiển thị trong word

1. Dấu gạch chân màu đỏ dưới dòng chữ

Dấu gạch chân màu đỏ thường hay xuất hiện dười những dòng chữ khi bạn nhập văn bản. Thực chất đây không phải là lỗi khi gõ tiếng Việt, Mà là do chức năng soát lỗi chính tả và nữ pháp tiếng Anh của Word. Nên khi đi in thì sẽ không thấy chúng xuất hiện. Nhưng nó lại làm cho chúng ta cảm thấy khá rối mắt và che mất dấu câu khi đọc.

Cách khắc phục cũng rất đơn giản bạn chỉ cẩn: Nhấn vào File > Chọn Options > Nhấn vào Proofing > Đi đến mục When correcting spelling anh grammar in Word > Sau đó bỏ tích ở mục Check spelling as you type > Nhấn Ok. Sau đó hãy ra thử nhập văn bản xem có thấy dấu gạch chân đỏ xuất hiện nữa không nhé.

2. Lỗi không chèn được số trang

Đây là lỗi thường xảy ra khi bạn cần đánh số trang. Nhưng sau khi đánh số trang xong, bạn chỉ  thấy Word xuất hiện chữ Page mà lại không hiện số trang. Khi đó, bạn có thể khắc phục bằng cách:

Vào File > Chọn Options > Chọn mục Advanced > Đi đến phần Show document content > Bỏ tích chọn trong ô Show fiel codes instead of their values > Nhấn OK.

3. Khi nhấn Enter xuống dòng xuất hiện số thứ tự đếm dòng

Trường hợp khi bạn gõ văn bản xuống dòng hoặc hết dòng thì sẽ xuất hiện các số đếm thứ tự như khi bạn chọn lệnh Bullet. Sau đây là cách giúp bạn khắc phục:

Chọn thẻ Layout > Nhấn vào mũi tên hướng xuống ở phần Page setup > Hộp thoại hiện lên > Chọn mục Layout > Nhấn vào Page LineNumbers…> Bỏ tích chọn ô Add line numbering > Nhấn OK.

4. Nhấn phím tab nhưng xuất hiện dấu mũi tên

Lỗi này khá phổ biến khi mới vừa tải Word về. Lỗi này thường xuyên xuất hiện khi bạn nhấn phím Tab để sang một ô khác trong 1 bảng Table. Cách khắc phục như sau:

Chọn File > Nhấn vào Options > Chọn mục Display > Bỏ tích chọn ở ô Tab Characters > Nhấn OK.

5. Hình ảnh không hiện sau khi chèn

Nếu bạn chèn một hình ảnh vào trang Word mà hình ảnh đó lại không xuất hiện. Bạn hãy thử làm theo cách sau:

Chọn mục File > Options > Mục Advanced > Bỏ tích chọn ô Show picture placeholders > Nhấn OK.

6. Định dang trang trong văn bản

Việc định dạng trang văn bản trước khi in là điều quan trọng cần thiết phải làm. Bởi bạn sẽ không muốn bản in của mình lệch hẳn ra các trang giấy trắng hoặc gây mất chữ văn bản. Vậy nên để định dạng đúng khổ giấy khi in bạn thực hiện như sau:

Chọn thẻ Layout > Đi đến phần Page Setup > Nhấn vào Size > Chọn A4 để định dạng lại trang văn bản theo đúng khổ A4.

7. Bỏ đường viền quanh văn bản

Đường viền bao quanh văn bản sẽ gây sự khó chịu cho bạn trong lúc làm việc. Vậy để loại bỏ đường viền đó đi bằng cách sau:

Chọn thẻ File > Chọn Options > Mục Advanced > Bỏ tích chọn ô Show text boundaries > Nhấn OK.

8. Lỗi Word không phản hồi (Not Responding)

Đây cũng là 1 lỗi khá phổ biến khi sử dụng Word, nhất là đối với các dạng máy yếu và khi mở 1 file Word quá lớn sẽ dễ gây ra tình trạng bị đơ máy và dẫn đến lỗi Word không phản hồi. Hoặc cũng có thể là do các nguyên nhân sau:

Lỗi này khá phổ biến khi sử dụng Word, đặc biệt là những chiếc máy tính yếu. Và khi mở một file Word quá lớn hay mở nhiều tab  sẽ dễ gây tình trạng bị đơ máy và dẫn đến Word không phản hồi. Ngoài ra có thể là do một số nguyên nhân sau:

• CPU hoặc Ram của máy bạn đang bị quá tải, mất nhiều thời gian để hoàn thành một số tác vụ.
• Xung đột chương trình
• Do các phần mềm độc hại hoặc máy đang bị nhiễm virus

Khi gặp phải lỗi này thì bạn cần phải tắt file Word đó đi và mở lại để tránh làm đơ máy, dẫn đến các phần mềm khác cũng sẽ bị lỗi tương tự. Sau đây là cách tắt file Word khi bị lỗi Not Responding:

Click chuột phải vào thanh Taskbar > chọn Task Manager > Ở hộp thoại hiện lên > Chọn thẻ Processes > Click chuột vào file Word đang bị lỗi > Chọn End task để tắt file Word đó đi.

9. Bảng (table) trong Word tự động nhảy trang

Lỗi tự động nhảy trang là lỗi khi bạn chèn thêm các bảng (table), hình ảnh hay sơ đồ vào Word thì dữ liệu liền tự động nhảy sang trang mới. Mặc dù trang Word trước đó vẫn còn đủ khoảng trống làm cho tài liệu của bạn nhìn thiếu chuyên nghiệp.

Nguyên nhân bị nhảy trang trong Word:

– Do phần mềm Word mà bạn đang sử dụng.

– Do sao chép bảng từ một nơi khác và dán vào văn bản.

– Lỗi thường gặp khi bạn sử dụng các table trong soạn thảo văn bản Word.

Cách sửa lỗi:

Mở file Word bị nhảy trang > Chọn Thẻ Home > Đi đến phần Paragraph > Chọn Mũi tên hướng xuống > Chọn tab Line and Page Breaks tại cửa sổ hiện lên > Bỏ tích chọn cả 4 ô ở phần Pagination > Nhấn OK để sửa lỗi nhảy trang trong Word.

10. Lỗi không bôi đen được văn bản

Nguyên nhân gây ra lỗi này rất có thể là do bạn đã bật Unikey dưới quyền Administrator. Việc chạy Unikey như vậy sẽ làm cho bạn không thể sử dụng chuột để chọn văn bản. Mà chỉ có thể click 2 lần chuột trái để chọn văn bản hoặc ngoài lề của văn bản.

Sau đây là cách khắc phục lỗi này:

Thoát khỏi Unikey dưới thanh hệ thống > Nhấn chuột phải vào Unikey.exe > Chọn Properties > Compatibility > Bỏ tích Run this program as an administrator > Nhấn OK để sửa lỗi không bôi đen được trong Word.

11. Bảng trong Word bị tràn ra khỏi lề

Lỗi này có thể là do bạn copy bảng từ một nguồn bất kỳ và dán vào file Word. Sau đó vô tình kích thước của bảng bạn copy về lớn hơn kích thước khổ giấy.

Để sửa lỗi này bạn có thể sử dụng chức năng AutoFit của Word như sau:

Chọn toàn bộ bảng bị lỗi > Chọn thẻ Layout > AutoFit > AutoFit Window để làm cho bảng bị tràn vừa với khổ giấy mà file Word bạn đang mở.

12. Chuyển đổi đơn vị từ Inch sang Cm để dễ thao tác.

Đơn vị đo lường trong Microsoft Word được mặc định là “inch”. Nhưng ở Việt Nam chúng ta lại không thường sử dụng “inch” mà chúng ta hay sử dụng đơn vị đo là “cm”. Ngay cả trong các quy định về thể thức văn bản của nhà nước cũng được đo bằng “cm”. Chính vì vậy khi soạn thảo văn bản chúng ta nên chuyển đổi đơn vị đo lường trong Word thành “cm”.

Cách thực hiện nhanh:

Nhấn vào File > Chọn Options > Nhấn vào Advanced > Kéo xuống tới mục Dislay > Tại mục Show measurement in units of > Nhấn vào danh sách xổ xuống và chọn Centimeters > Nhấn OK > Lưu tài liệu đang soạn thảo và khởi động lại Word để thiết lập có hiệu lực ở lần soạn thảo tiếp theo.

Cách làm chi tiết

Bước 1: Mở file Word > Nhấn vào tab File

Bước 2: Chọn Opitions.

Bươc 3: Nhấn vào Advanced > Kéo xuống tới mục Dislay > Tại mục Show measurement in units of > Nhấn vào danh sách xổ xuống và chọn Centimeters > Nhấn OK.

Bước 4: Lưu tài liệu đang soạn thảo và khởi động lại Word để thiết lập có hiệu lực ở lần soạn thảo tiếp theo.

=> Xem thêm: Chọn mua laptop như nào cho dân văn phòng là phù hợp nhất.

II. Lỗi khi đánh, gõ chữ trong word

1. Lỗi khi gõ chữ “i” chuyển thành chữ “I”

Trong quá trình soạn thảo văn bản nếu bạn gõ chữ “i” thì tự nhiên nó lại trở thành chữ “I”. Trường hợp này hay xảy ra đối với những sử dụng công cụ gõ Unikey. Nguyên nhân chính dẫn đến vấn đề này là do ứng dụng tự sử lỗi thông minh của Word. Cụ thể là do bàn phím của chúng ta được thiết kế theo bảng chữ cái tiếng Anh.

Cách làm nhanh:

Để khắc phục bạn chỉ cần: Nhấn vào File > Chọn Options > Nhấn vào Proofing > Ở mục AutoCorrect Options > Nhấn vào AutoCorrect Options… > Ở hộp thoại Autocorrect bạn bỏ tích ở dòng Capitalize first Letter of Sentence > Nhấn OK.

Cách làm chi tiết:

Bước 1: Mở File Word > Nhấn vào mục File.

Bước 2: Chọn Options.

Bước 3: Ở hộp thoại Word Options > Nhấn vào Proofing > Đi đến mục AutoCorrect Options > Nhấn vào AutoCorrect Options…

Bước 4: Ở hộp thoại Autocorrect bạn bỏ tích ở dòng ở dòng Capitalize first Letter of Sentence > Nhấn OK.

Bước 1: Mở File Word > Nhấn vào File.

Bước 2: Chọn Options.

Bước 3: Ở hộp thoại Word Options > Nhấn vào Proofing > Đi đến mục AutoCorrect Options > Nhấn vào AutoCorrect Options…

Bước 4: Ở hộp thoại Autocorrect > Đi đến bảng Replay – With > Kéo xuống nhấn vào hàng “i” được thay thế bằng “I” > Chọn Delete > Nhấn OK.

2. Lỗi khoảng chống 1 chữ khi gõ Tiếng Việt

Soạn thảo và gõ văn bản trong Word, để gõ dấu trong tiếng Việt bạn sẽ sử dụng các công cụ gõ tiếng Việt như Unikey và Vietkey. Một số trường hợp thì chữ tiếng Việt có dấu sẽ tự động bị tách ra và để lại một khoảng trắng ở giữa 2 chữ. Nếu lỗi này xuất hiện có thể là do sự cố khi bạn sao chép và dán một đoạn văn bản hoặc có thể là do tự nhiên.

Để khắc phục hiện tượng này, thì chỉ cần tắt chế độ sao chép và dán của Word:

Nhấn vào File > Chọn Options > Nhấn vào Advanced > Đi đến phần Cut, copy and paste > Ở mục Use smart cut and paste > Nhấn vào Settings > Ở hộp thoại Setting > Bỏ tích chọn Adjust sentence and word spacing automatically > Nhấn OK để sửa lỗi cách chữ trong Word.

3. Chữ hoa đầu dòng là nguyên âm có dấu tiếng Việt bị thụt xuống.

Khi bạn muốn viết một từ in hoa ở đầu câu, có dấu nhưng nó lại là nguyên âm (như: i, y, ư, u, ê, ơ, ô, e, a, o,..). Bạn hãy làm theo cách dưới đây để tránh bị thụt xuống:

Bước 1: Mở file Word > Nhấp vào file.

Bước 2: Chọn Options.

Bước 3: Ở hộp thoại Word Options > Nhấn vào Proofing > Đi đến mục AutoCorrect Options > Nhấn vào AutoCorrect Options…

Bước 4: Ở hộp thoại Autocorrect bạn bỏ tích ở dòng Correct Two Intial Capital > Nhấn OK.

4. Khi viết chữ tiếng Việt bị lệch dấu trên kí tự chữ hoa

Khi bạn viết chữ hoa trên Word thì việc bị lệch dấu là không thể tránh khỏi. Lỗi này có thể dễ dàng khắc phục bằng cách sau:

Chọn thẻ File > Options > Mục Proofing > Click vào AutoCorrect Options > Hộp thoại hiện lên > Chọn tab AutoCorrect > Bỏ tích ở mục Correct Two initial Caption > Nhấn OK để sửa lỗi tiếng Việt bị lệch dấu khi viết hoa.

5. Văn bản trong Word bị lỗi font

Đây là lỗi thường xảy ra khi bạn thực hiện download tài liệu từ trên mạng hoặc copy dữ liệu từ một máy tính khác. Vì bộ font sử dụng giữa hai máy khác nhau. Hoặc sẽ gặp vấn đề khi tải nên văn bản dễ bị lỗi font. Được cái cách khắc phục này lại khá đơn giản:

Bạn có thể sửa lỗi Font trong Word bằng Unikey. Hay bổ sung thêm nhiều bộ font mới để phù hợp cho việc sử dụng các tài liệu trên mạng hoặc từ 1 máy khác sau này.

6. Chữ trong Word bị dính lại với nhau khi gõ

Dính chữ trong Word là lỗi mà khi mở một file Word lên, các ký tự, chữ bên trong file đó bị dính lại với nhau. Hay có thể nói là không ó khoảng trắng giữa các chữ. Lỗi như này thường xuyên xảy ra khi mở file nhưng khi soạn thảo văn bản trên một file Word mới thì lại không bị.

Các nguyên nhân gây dính chữ trong Word mà mọi người hay mắc phải đó là:

– Do xung đột phiên bản (Dùng phiên bản cũ để mở phiên bản mới).

– Copy từ những phần mềm khác (Ví dụ như: Copy dữ liệu từ  các phần mềm khác như PDF, PowerPoint, Excel,…)

– Mở các văn bản của phần mềm khác bằng Word.

Cách khắc phục:

Chọn thẻ File > Options > Chọn mục Proofing > Bỏ tích chọn toàn bộ các ô ở phần When correcting spelling and grammar > Nhấn OK để sửa lỗi dính chữ trong Word.

7. Lỗi bị khóa không đánh chữ được trong Word

Đây là lỗi hiếm khi xảy ra, tuy nhiên khi gặp lỗi này lại rất khó khắc phục. Nguyên nhân chính dẫn đến lỗi bị khóa không đánh được chữ trong Word đó là:

– Do người dùng không sử dụng bộ Office bản quyền.

– Hoặc do người tạo file Word thiết lập không cho người khác chỉnh sửa nội dung.

Với lỗi này cách nhanh nhất để khắc phục chính là: Nhấn vào nút Enable Editing mỗi khi mở file để có thể thao tác được trên file Word.

Tuy nhiên, trong 1 vài trường hợp lại không xuất hiện nút Enable Editing . Khi đấy bạn sẽ cần phải có thêm cách khác để có thể đánh được chữ trong Word.

8. Khoảng cách giữa từng hàng từng chữ cách xa nhau

Các dòng trong Word bị cách xa nhau là 1 trường hợp xảy ra khá phổ biến khi soạn thảo văn bản. Nguyên nhân chủ yếu của lỗi này là do:

– Khoảng cách dòng mặc định quá lớn, quá xa

– Do bạn vô tình thay đổi cài đặt khoảng cách.

– Do bạn copy từ 1 trang khác hoặc 1 file Word khác có định dạng cách dòng xa.

Cách nhanh nhất để thực hiện sửa lỗi dòng bị cách xa trong Word 2013, 2016,.. là bôi đen đoạn văn bản bị cách dòng xa > Chọn thẻ Home > Đi đến mục Paragraph > Chọn Line & Paragraph Spacing > Chọn lại khoảng cách phù hợp.

Và đây là những lỗi hay gặp phải cũng như cách khắc phục chi tiết và nhanh nhất khi sử dụng Word. Nếu có thắc mắc về cách làm hãy để lại bình luận bên dưới nhé! Mong rằng bài viết hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công! 

Mọi thắc mắc xin liên hệ:

HOTLINE: 02633 86 39 68 – 0792 86 39 68.

Facebook: facebook.com/laptopbaoloc.vn.

Hoặc có thể đến trực tiếp cửa hàng BỆNH VIỆN MÁY TÍNH BẢO LỘC để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.

Địa chỉ: 759 Trần Phú – Phường B’Lao – Tp. Bảo Lộc – Lâm Đồng.